Đâu là thời điểm thích hợp để công ty bạn sử dụng văn phòng ảo?

Văn phòng ảo rất tốt nhưng không phải lúc nào công ty bạn cũng cần đến loại văn phòng này. Luôn cần có những thời điểm thích hợp và những thời điểm đó là:

1. Khi công ty bạn mở thêm một chi nhánh mới ở khu vực khác

Đâu là thời điểm thích hợp để công ty bạn sử dụng văn phòng ảo?

Công ty bạn đã thành công ở trụ sở chính của mình và các bạn muốn phát triển thêm một chi nhánh mới ở địa điểm khác. Đó là lúc bạn và công ty của mình nên nghĩ đến văn phòng ảo giá rẻ

Sử dụng văn phòng ảo, công ty bạn sẽ có ngay một đại diện ở khu vực bạn cần mở chi nhánh. Cùng với những hỗ trợ của bên cung cấp dịch vụ như: thủ tục đăng ký kinh doanh, tiện ích văn phòng, hỗ trợ nhận thư tín, nghe điện thoại, nhân viên đại diện…chi nhánh mới của bạn sẽ nhanh chóng đưa vào hoạt động.

Đương nhiên: trong trường hợp này văn phòng ảo chỉ phù hợp với những công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ bảo hiểm, xuất nhập khẩu, du lịch… công nghệ thông tin, dịch vụ marketing…mà không bán lẻ trực tiếp. Không cần sử dụng nhà kho, cửa hàng trưng bày…

2. Khi công ty bạn muốn thử nghiệm dự án kinh doanh mới

Đâu là thời điểm thích hợp để công ty bạn sử dụng văn phòng ảo?

Trong quá trình kinh doanh không phải lúc nào cũng thành công ngay từ phương án kinh doanh đầu tiên. Các công ty luôn phải thử nghiệm những phương án kinh doanh mới và lường trước những thất bại. Văn phòng ảo giúp công ty giảm bớt được những áp lực thất bại và tăng khả năng thành công. 

Khi sử dụng văn phòng ảo, thời gian setup hệ thống văn phòng cho dự án mới được rút ngắn, kinh phí sử dụng để thiết lập cơ sở cho dự án mới cũng giảm đi. Đồng thời công ty có thêm sự hỗ trợ của bên cung cấp dịch vụ về: hỗ trợ nhận thư tín, hỗ trợ đại điện gặp gỡ, nghe điện thoại khách hàng… nhờ những lợi ích này mà khả năng thành công của dự án thử nghiệm cũng cao hơn.

Sau giai đoạn thiết lập, khi dự án bắt đầu phát triển mạnh mẽ, công ty muốn có nhân viên làm việc tại chỗ để theo sát dự án, có thể sử dụng thêm văn phòng chia sẻ giá rẻ. Văn phòng chia sẻ thiết kế bên trong tòa nhà văn phòng ảo, phân chỗ ngồi cho từng cá nhân, doanh nghiệp. Văn phòng tích hợp đầy đủ các yếu tố của văn phòng làm việc  chuyên nghiệp như: điện nước, café, nước, wifi, máy photo, nhân viên lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách… tạo cảm giác thoải mái nhất cho nhân viên ngồi làm việc.

Trong trường hợp nếu dự án thất bại, công ty muốn xóa bỏ dự án, cũng vô cùng dễ dàng. Chỉ cần thanh lý hợp đồng, bỏ văn phòng ảo.

3. Khi công ty bạn muốn co lại chi phí sử dụng văn phòng vì nhận thấy những lãng phí trước đó

Đâu là thời điểm thích hợp để công ty bạn sử dụng văn phòng ảo?

Hiện trạng lãng phí chi phí sử dụng văn phòng luôn xảy ra ở hầu hết các công ty. Điều này rất hiển nhiên bởi khi công ty thuê một văn phòng làm việc mà không có đủ nhân viên để lấp đầy những khoảng chống thì những khoảng chống đó chính là lãng phí.

Khi mà những khoản phí quá lớn, thì công ty cần một phương án tốt để cắt bỏ lãng phí. Lúc này văn phòng ảo là một lựa chọn thông minh.

Nếu công ty có ít nhân viên thì có thể dùng văn phòng ảo để kết hợp văn phòng chia sẻ để đăng ký kinh doanh, đại diện và làm việc luôn. Còn nếu công ty có nhiều nhân viên thì dùng văn phòng ảo để làm đại diện kinh doanh còn đội ngũ nhân viên sẽ được sắp xếp làm việc trong một không gian văn phòng khác ở nơi không thuộc trung tâm để tiết kiệm chi phí. Hiện tại rất nhiều công ty lớn sử dụng phương án này, bởi như thế họ vẫn có một văn phòng đại diện sang trọng để tiếp khách ngoài ra họ có thể xây dựng một không gian rộng rãi, yên bình cho nhân viên của mình thoải mái làm việc.

4. Khi công ty bạn đột nhiên bị chuyển văn phòng mà chưa tìm thấy địa điểm mới thích hợp

Đâu là thời điểm thích hợp để công ty bạn sử dụng văn phòng ảo?

Biến động chi phí tăng lên từng ngày gây khó khăn cho doanh nghiệp. Khi mà chi phí thuê văn phòng tăng lên quá cao và công ty của bạn không thể chịu được nữa thì tốt nhất là tìm một văn phòng mới. 

Nhưng, ngay lúc này công ty của bạn chưa thể có được văn phòng như ý, hãy sử dụng văn phòng ảo làm văn phòng đại diện để công tỷ có thể duy trì hoạt động như bình thường. Còn chỗ ngồi cho nhân viên, bạn sẽ có nhiều phương án hơn với những nơi xa rộng rãi, xa trung tâm, chi phí thấp.

5. Khi công ty bạn nhận thấy văn phòng ảo là một món hời khổng lồ không thể bỏ qua

Đâu là thời điểm thích hợp để công ty bạn sử dụng văn phòng ảo?

Chỉ những khách hàng đã sử dụng mới thấy được văn phòng ảo mang đến giá trị khổng lồ như thế nào. Nếu công ty bạn đột nhiên thấy có hứng thú với loại hình văn phòng này và muốn trải nghiệm thì đây cũng là một lý do để công ty bạn dùng nó.

Và còn nhiều lý do khác.

Có rất nhiều thời điểm để công ty bạn sử dụng văn phòng ảo và ngay thời điểm đó bạn sẽ thấy văn phòng ảo là lựa chọn tốt nhất. Nếu ngay lúc này, bạn và công ty của mình đang ở những thời điểm này, đừng ngại ngần gì mà hãy đưa ra quyết định nhanh chóng nhé!

Có thể bạn muốn xem thêm: TẠI SAO NÊN CHỌN VĂN PHÒNG ẢO GIÁ RẺ?

NHẬN VÀO GIÁ CHI TIẾT VÀ TƯ VẤN Ở ĐÂY